Skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat, możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, zamiast papierowej oraz domyślne przekazywanie pensji na konto bankowe pracownika, to część zmian, które wejdą w życie od 1 stycznia 2019 roku.
Patrycja Dziadosz: Ustawa dotycząca elektronizacji oraz krótszego okresu przechowywania akt pracowniczych – tzw. e-akta pracownicze – to część pakietu #100ZmianDlaFirm, autorstwa Ministerstwa Rozwoju.
Odpowiedź na postulaty przedsiębiorców
Jak zapewnia pomysłodawca ustawy, e-akta stanowią odpowiedź na postulaty przedsiębiorców. Zmiany mające wejść w życie od 1 stycznia 2019 roku, stanowią realizację postulatów przedsiębiorców, którzy od lat zwracają się do rządzących z prośbą o zmniejszenie obowiązków biurokratycznych, jakie wynikają z zatrudnienia pracownika, zwłaszcza w kwestii prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zaproponowane rozwiązania przyczynią się m.in. do obniżenia kosztów związanych z prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji pracowniczej, które stanowią około 130 mln rocznie. Kolejnym aspektem wprowadzonych zimn jest także chęć unowocześnienie naszego państwa. Jak wskazuje ustawodawca umożliwienie przedsiębiorcom przechowywania akt w postaci elektronicznej jest wyjściem naprzeciw trwającej już w biznesie cyfrowej transformacji.
Oszczędności dla przedsiębiorców
Obecnie przedsiębiorcy, niezależnie od wielkości przychodu płacą taką samą składkę ZUS. Po zmianie przepisów, osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, których przeciętne miesięczne przychody nie przekraczają 2,5-krotności minimalnego wynagrodzenia, w obecnym roku to 5250 zł, będą mogły płacić obniżone, proporcjonalne do przychodu składki na ubezpieczenie społeczne.
Według resortu przedsiębiorczości i technologii, nowe przepisy przyniosą oszczędności firmom, przez co poprawią one swoją rentowność i dadzą im lepszą perspektywę rozwoju. Mały ZUS ma też przyczynić się do ograniczenia szarej strefy; poprawić „przeżywalność” firm; pobudzić aktywność zawodową.
Krótszy okres przechowywania akt
Na mocy proponowanych zmian od stycznia 2019 roku, płatnik składek będzie mógł wybrać okres, przez który chce przechowywać akta pracownicze pracowników, których zatrudnił w latach 1999–2018. Obecne przepisy przewidują obowiązek prowadzenia dokumentów pracowniczych przez okres 50 lat, nowo wprowadzone zmiany pozwolą na skrócenie tego okresu do 10 lat. Na płatnika, który będzie chciał przechowywać krócej dokumenty pracownicze, zgodnie z nowymi uregulowaniami został nałożony obowiązek złożenia oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych.
Pensja domyślnie na konto
Ustawa – wychodząc naprzeciw oczekiwaniom pracowników i pracodawców – wprowadza też jako zasadę wypłatę pensji na konto pracownika. Żeby dostać wypłatę w gotówce, pracownik będzie musiał złożyć stosowny wniosek. Dziś jest odwrotnie – domyślną formą jest wypłata wynagrodzenia w gotówce.
Stop szarej strefie
Zgodnie z założeniami projektodawcy, ustawa skierowana jest głównie do przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Już na ten moment Ministerstwo Rozwoju szacuje, iż ze zmian skorzysta ok. 200 tys. działających przedsiębiorców, a co najmniej drugie tyle może wyjść z tzw. szarej strefy, a „mały ZUS” będzie stanowił dla tych osób realną i odczuwalną ulgę.
Jak „mały ZUS” poprawi sytuację najmniejszych firm? Przedsiębiorca, którego miesięczne przychody wynoszą tyle, ile minimalne wynagrodzenie, obecnie odprowadza co miesiąc do ZUS – 1232,16 zł, czyli ponad połowę swojego przychodu. Po zmianach składka ZUS przedsiębiorcy ma wynosić ok. 660 zł.
Ministerstwo zwraca uwagę również ma fakt, że wiele małych firm działa w mniejszych miastach i powiatach z ciągle jeszcze stosunkowo wysokim poziomem bezrobocia. Obniżenie składki ZUS poprawi ich rentowność i perspektywy rozwoju. „Obecnie prawie 60 tys. przedsiębiorców rocznie wypada z systemu zabezpieczeń społecznych właśnie z powodu nieosiągnięcia odpowiedniej skali lub rentowności biznesu. Dzięki niższym miesięcznym obciążeniom więcej z nich przetrwa próbę czasu i łatwiej będzie się im rozwijać” – oceniono.
Planowane zmiany mają pomóc w ograniczeniu szarej strefy oraz pobudzić aktywność zawodową i przedsiębiorczość. Rządzący, liczą iż dzięki mniejszemu ZUS-owi ludzie zamiast szukać pracy daleko od domu, będą zakładać nowe firmy u siebie na miejscu. Nowe rozwiązania są dedykowane również dla wszystkich tych, którzy chcą łączyć swoją aktywność życiową – np. zajmowanie się dziećmi w domu z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Krok w dobrą stronę
Proponowane przez Ministerstwo Rozwoju zmiany są bez wątpienia korzystne dla przedsiębiorców, bowiem aktualnie obowiązujące przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej są archaiczne oraz skrajnie oderwane od aktualnie dostępnych rozwiązań technologicznych.
Autorka jest absolwentką dziennikarstwa i komunikacji społecznej Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach oraz dziennikarką amerykańskiej grupy Wydawniczej IDG Poland S.A. Specjalizuje się w analizach rynku medialnego, zagadnienia wpływu mediów na politykę, w swoich publikacjach porusza sprawy społeczno-polityczno-ekonomiczne.